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diciembre 18, 2015

Felices fiestas 2015 - 2016

Feliz Navidad (8300903157)
Cierro con esto el año 2015.


Esta vez probé un esquema diferente, y todos las entradas fueron pre programados con mucha anticipación.

Siete entradas de "Mi Guía Última sobre reuniones de trabajo", seis entradas con notas sobre valor ganado, un par sobre como hacer estimaciones, otras mas de temas varios.

Lección aprendida: es mucho mas tranquilo publicar de esa forma, se puede organizar lo escrito. Es posible darle orden a las entradas en el blog. Pero se pierde el "gusto". No estoy seguro de volver a trabajar con tanta anticipación las entradas.

Gracias a todos los lectores. Nos vemos de vuelta en unas semanas.

Todo lo mejor para ustedes y sus familias en el cierre del 2015. Que el año nuevo los colme de parabienes.

diciembre 04, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 7 - Otras sugerencias

Cierro este tema con una revisión de cosas que se sugiere promover y otras que hay que evitar en las reuniones de trabajo.

Desde la página de USA Today Anita Bruzzese, Gannett hace algunas recomendaciones tomadas de un libro de Jon Petz.

Reuniones sin sillas. Muchas empresas han encontrado que es bueno eliminar las sillas de las salas de juntas y tener sólo una pizarra blanca.

Esto elimina la tendencia a divagar sobre cuestiones innecesarias.

noviembre 27, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 6 - ¿Cual es el costo de las reuniones?

Money With Wallet
Casi para cerrar esta serie, traigo esta propuesta.

Más que tips o recomendaciones, se trata de una reflexión de Derek Huether sobre cual es el costo real de las reuniones de trabajo. 

Derek recuerda una reunión mensual, con una duración de 2.5 horas. 40 personas en la sala, desde auxiliares administrativos hasta altos ejecutivos. Derek preparó una estimación burda del costo de la reunión. Mediante una aplicación pudo calcular que la reunión tuvo un costo estimado de $17,904 dólares. La información proporcionada por el vendedor, desde su perspectiva, no valía la pena casi $18,000 dólares. Y se tratar de una reunión mensual obligatoria.

noviembre 13, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 5 - ¿Como se hacen las reuniones en Google?

Equipe durante um stand up meeting (daily meeting).
Veamos ahora como se hacen las reuniones de trabajo en Google. 

Interesante, el artículo "Como ejecutar una reunión como en Google"  de Carmine Gallo, que surge de una entrevista a Marissa Mayer, Visepresidente de productos de búsqueda en Google.

El artículo menciona algunas técnicas que ya hemos comentado en los post anteriores.

1. Establecer una agenda firme.

Mayer sugire preparar con anticipación la agenda de la reunió. Esta debe considerar los participantes quieren discutir y la mejor forma de utilizar el tiempo asignado. Y si bien las agendas deben ser flexibles, son herramientas que obligan a las personas a pensar en lo que quieren lograr en las reuniones. Ayuda a todos los participantes a centrarse en lo que realmente están tratando de lograr, y la mejor manera de alcanzar ese objetivo.

octubre 30, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 4 - Recuperar una mala reunión

FAIL stamp
Desde la página del Hardvard Business Review Melissa Raffoni nos hace algunas recomendaciones sobre cómo recuperar una reunión que se está saliendo de control. Y no se aplica sólo a Adminsitradores de Proyecto, cualquier persona en el equipo puede ayudar con esto.

El problema es relativamente simple. Como estamos estableciendo en estas entradas, las reuniones de trabajo son necesarias. Pero que pasa cuando la reunión se desvía. Cuando, por mas intentos que haga el Administrador de Proyecto, los participantes no "se enganchan" con el tema de la reunión. Estas son las recomendaciones de Melissa:

octubre 16, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 3 - Tipos de reuniones específicos

WMUK board meeting November 2011
Siguiedo con el tema de reuniones de trabajo, analicemos ahora algunas reuniones muy específicas.


En sus libros "The Business Meetings Sourcebook: A Practical Guide to Better Meetings and Shared Decision Making" y "The Complete Handbook of Business Meetings" Eli Mina establece algunos principios generales de planificación de reuniones, distinguiendo dos tipos de reuniones de trabajo:

1. Preventivas, encaminadas a impedir que ocurran algún evento.
2. Proactiva, destinada a hacer que cierto evento suceda

Además, en la página de PEI encontramos otras recomendaciones.


Esta reunión tiene lugar durante la fase inicial del proyecto y es fundamental para establecer las expectativas correctas del equipo del proyecto, y todos los interesados. 

septiembre 25, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 2-Reuniones efectivas

Staff meeting
A partir del correo de Smartdraw y otros artículos recupero algunas ideas que pueden ayudar a que la siguiente reunión del proyecto sea exitosa.


Como complemento se han considerado también algunas ideas mencionadas por Barbara Sribel en su libro "The Manager's Guide to Effective Meetings", Pedro Robledo en su artículo "5 Pasos para preparar una reunión con éxito" y por Miguel Angel Aguirre que proporciona algunas ideas en su "Guía: reuniones de trabajo eficaces".

Lo primero que destaco es una interesante afirmación: "Los estudios reportan que el empleado promedio pierde casi un día por semana en reuniones improductivas... Debido a que en la mayoría de las reuniones nadie toma notas e incluso si lo hacen nadie asigna tareas de una manera que fomente la rendición de cuentas".

Entonces, ¿cuál es el secreto de las reuniones efectivas?

septiembre 11, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 1-Los Involucrados

Lt. Governor Host MBE_Small Business Stakeholders Roundtable Discussion
En entradas anteriores (esta y esta) he comentado sobre la importancia de la comunicación para el Administrador de Proyectos

Y respecto al tema de Comunicación, una de las actividades menos gratas en la Administración de proyectos sea tal vez atender y coordinar las constantes reuniones (de avance, de trabajo, de lo que sea). Pero son un mal necesario, ya que es el momento en que se levantan y se da seguimiento a acuerdos.

Sin duda se trata de un tema muy amplio que se va a desarrollar en varias entradas sobre los diferentes aspectos de las reuniones de trabajo, siguiendo la agenda que propongo a continuación:

1) Los involucrados.
2) Reuniones efectivas
3) Tipos de reuniones específicos
4) Recuperar una mala reunión
5) Ejecutar reuniones como en Google
6) Costo de las reuniones
7) Otras sugerencias


agosto 28, 2015

¿Qué es la estructura de desglose de objetivos (goal breakdown structure)?

Normalmente el Adminsitrador de Proyectos controla en el proyecto algunas estructuras de desglose: de trabajo (EBS / EDT), de recursos (RBS), de Riesgos (tambien abreviada RBS), de personas (OBS), etc.

En su libro "Improving Your Project Management Skills", Larry Richman propone una esturctura de desglose adicional: la estructura de desglose de Objetivos o Goal Breakdown Structure. (Complemento el artículo con algunas definiciones de Wikipedia

Dice Larry: "La estructura de desglose de objetivos es también una estructura lógica y jerárquica que demuestra, al aumentar los niveles de detalle, los resultados que un proyecto debe lograr". Al igual que en la WBS, el propósito de GBS es definir todos los objetivos y sólo los objetivos necesarios para alcanzar las metas de más alto nivel del proyecto.

Para crearla se siguen reglas de descomposición similares a las usadas para crear la WBS.

agosto 14, 2015

La Oficina de Proyectos de una sola persona.

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Propuesto por J. Alex Sherrer en el blog de PMHut, traigo ahora el artículo denominado "La Oficina de Proyectos de una sola persona."

Una oficina de Administración de proyectos puede ser un recurso valioso para los administradores de proyecto, ya que proporciona liderazgo, entrenamiento, conocimientos, mejores prácticas, priorización de proyectos y procesos alineados a la organización. Pero aunque cada vez más empresas están creando oficinas de administración de proyectos, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen una PMO.

Pero eso no significa que no pueda existir una PMO de una sola persona. A través de pequeños pasos se pueden sentar las bases de las mejores prácticas dentro de la compañía y no sólo ayudar a la organización, también se tendrán documentos, procedimientos y prácticas de administración de proyectos consistentes. Y esto no tiene que tomar mucho tiempo. Se puede  comenzar con las áreas más importantes del entorno, recordando que lo importante es iniciar y mantener haciendo progresos y mejoras consistentes.

agosto 07, 2015

¿Cuál es la forma adecuada de registrar el avance del proyecto?

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"3 Dashboards" by Kate07lyn - Jinfonet Software. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.
Desde la página de Innovative Management Solutions, traigo una propuesta de Jeff Collins que recomienda la forma adecuada de registrar el avance del proyecto.

Jeff señala que la mayoría de los Administradores de Proyecto tratan de mantener control sobre el progreso del equipo durante toda la duración del proyecto. Dado que no siempre es posible determinar exactamente cómo se está desarrollando una iniciativa, a menudo se recurre a confiar en los instintos. Los Administradores experimentados a menudo encuentran que esta resulta ser una evaluación precisa del estado actual del proyecto. Sin embargo, la primera impresión no siempre es infalible, por lo que se necesita una forma más confiable de dar seguimiento al funcionamiento del proyecto.

¿Cómo se recomienda dar seguimiento a los resultados del proyecto?

julio 31, 2015

En mi proyecto, ¿Como puedo hacer más con menos?

Mas menos
En el portal de Cobalt me encontré este post que me recordó una charla virtual que tuvimos Carlos J. Pampliega y otros twitteros a finales del 2014, sobre lo que esperabamos para el año nuevo.

En ese momento yo respondí que dada la situación económica de mi pais, lo mas probable es que tuvieramos que "hacer más, con menos". Así que este artículo es interesante por que esta es, en realidad, una situación permanente a la que se debe enfrentar el Administrador del Proyecto.

El autor reconoce que uno de los retos más interesantes que se pueden encontrado es tener restringido un cierto tipo de recursos. Podría ser la gente que se necesita en el equipo, el presupuesto o algún otro recurso. Y las recomendaciones son:

julio 24, 2015

Artículo invitado: PRINCE2 o Guía PMBOK ®: ¿Cuál metodología me es más útil?


En algún momento durante su carrera en la Administración de Proyectos, es probable que busque formalizar sus conocimientos con un reconocimiento en Administración de Proyectos y comenzar a trabajar con un método o marco de referencia específico.

También, cuando uno desea convertirse en Administrador de Proyecto, es posible que haya notado que se piden ciertas credenciales, sin saber exactamente cuál le ayudará a encontrar su trabajo ideal.

Dos de las calificaciones más nombradas son PMP® y PRINCE2, y cada una de estas se basa en un conjunto de buenas prácticas: la Guía PMBOK ® y el manual de PRINCE2.

julio 17, 2015

Notas sobre valor ganado (6 de 6)

La programación ganada como complemento al Valor Ganado.

Finalmente, el Análisis de Valor Ganado tiene un problema de concepto que no afecta su efectividad, pero que vale la pena conocer: Al finalizar el proyecto el Valor Ganado (EV) y el Valor Planeado (PV) van a coincidir haciendo que el Índice de Desempeño del Costo (SPI) sea igual a uno, independientemente de cual haya sido su comportamiento a lo largo del proyecto. Por esta razón algunos autores sugieren complementar el Análisis de Valor Ganado con el concepto de Programación Ganada.

El Dr. Diego Navarro explica en su blog: (La Programación Ganada) “es una idea análoga a la del valor ganado, aunque en vez de utilizar unidades monetarias para medir desviaciones y eficiencias de programación se utilizan unidades de tiempo”

junio 26, 2015

Notas sobre valor ganado (5 de 6)

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"Written in moleskine"
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Errores en la implementación de valor ganado.

Para evitar errores en la implementación del Análisis de Valor Ganado, propongo ahora un artículo de Alan Joch en el portal FCW  denominado “5 trampaspara el éxito del valor ganado.

Los temas que hay que cuidar según Alan son:

Error 1: Ambivalencia de la alta gerencia.
Hay varios factores que pueden ocasionar que la alta gerencia no se involucre plenamente con la práctica del Análisis de Valor Ganado, por ejemplo rotación de personal y presiones de fechas límite.

junio 12, 2015

Notas sobre valor ganado (4 de 6)

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"Notebooks" by L.Marie -
 
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Valor ganado para diferentes tipos de proyectos.

Michael Burton escribe en Enterprise Networking Planet un artículo denominado “Aplicar Gestión del Valor Ganado para proyectos de Redescon algunas ideas que me han parecido muy interesantes por que se pueden aplicar en proyectos en los que existan dificultades para aplicar valor ganado como se ha recomendado hasta ahora.


Dice Michael que al estar a cargo de un proyecto de instalación de redes (cableado físico.  Nota del T.) Implica que se necesita poder informar a los interesados que tan bien se está gastando su dinero en cualquier momento. El Administrador de Proyecto podría considerar reportar sólo el dinero que se planeó gastar y el dinero que se gastó realmente. Pero aunque esta información es importante no capta el verdadero valor que para los interesados tiene la inversión.

mayo 29, 2015

Notas sobre valor ganado (3 de 6)

HP Tablet PC running Windows XP (Tablet PC edition) (2006)Elementos mínimos para hacer Análisis de Valor Ganado


El mencionado Glen B. Alleman recuerda en este artículo que hay 32 criterios que debe cumplir un sistema de control de Valor Ganado que deba ser certificado por la DCMA (Agencia de Gestión de Contratos de Defensa) de Estados Unidos, y que son obligatorios para los contratos federales (en EUA) superiores a 50 millones de dólares y debe ser considerado para contratos mayores que $ 20M.

Pero de los 32 criterios, hay un subconjunto que criterios que Glen recomienda para proyectos que no tengan que ver con el Gobierno de Norteamérica. 

mayo 22, 2015

¿Cómo resolver problemas? Una aproximación para el Administrador de Proyectos

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Desde el blog de Cobalt, traigo esta propuesta para ayudar a resolver los problemas que se presentan en los proyectos.


Un Administrador de Proyecto debe concentrarse en el problema que está tratando de resolver. Sin importar el tipo de proyecto, es seguro que se van a enfrentar problemas en algún momento. Es un hecho de la vida y hay que estar preprados para ello.

Tiene sentido establecer entonces un método para hacer frente a los problemas que inevitablemente se encontrarán.

Mantener la calma

La primera regla para resolver cualquier tipo de problema en cualquier ámbito de la vida es la de estar calmado. Esto es definitivamente cierto en el rol de Adrministrador de Proyecto. Quizá lo primero sea entender que los problemas o quejas no son necesariamente ataques a la capacidad del Administrador o una señal de que no puede hacer el trabajo correctamente. No hay Administrador de Proyecto en el mundo que pueda evitar permanentemente los problemas, es algo a lo que se necesita hacer frente. Es bueno entonces hacer una respiración profunda cuando se enfrenta una mala noticia. Incluso hacer a un lado el tema y trabajar en otra cosa mientras se recuperan los ánimos. Enfocar los problemas con la cabeza fría es la única manera de llegar a la solución correcta.

mayo 15, 2015

Notas sobre valor ganado (2 de 6)

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"Kugleramme".
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Estimaciones
Siguiendo con el tema de valor ganado, revisemos ahora como hacer estimaciones. Desde el artículo de Ace Project sobre como calcular valor ganado con una calculadora de6 funciones:

Las estimaciones parecen aún más complicadas que las variaciones y los índices. Debido a que una gran parte del proceso original de estimación es difuso, es fácil asumir que la estimación hasta la conclusión y la estimación a la conclusión serán difíciles de entender, pero igualmente, se pueden calcular con lápiz y papel.

Al igual que la última vez, vamos a trabajar con un proyecto ficticio de 6 meses de duración con un presupuesto $50,000.00 

Con el fin de calcular estimación hasta la conclusión y estimación a la conclusión, necesitamos los siguientes datos:

mayo 08, 2015

¿Como hacer mejores estimaciones?

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Del boletín mensual de ProjectManager.com presento ahora algunos consejos para hacer mejores estimaciones.

Identificar las tareas para Estimar
Hay que revisar la lista de tareas del proyecto e identificar qué tareas necesitan estimaciones. Aquellas tareas rutinarias como reuniones o talleres del proyecto se puede poner en el cronograma en un día concreto. Para todo lo demás, alguien deberá determinar el tiempo que se tardará en completar cada tarea.

Identificar a los expertos del equipo
Los recursos asignados para completar cada tarea pueden no ser las personas adecuadas para hacer la estimación. Se sugiere involucrar a sus gerentes u otros expertos en la materia. También puede involucrarse a personas con experiencia en proyectos similares - que no están asignados al proyecto pero con una idea clara sobre el tiempo que se necesita para hacer el trabajo.

Es recomendable agrupar tareas, determinar quienes pueden apoyar en su estimación y convocar a reuniones con las personas adecuadas, centrandose en ciertas secciones del proyecto cada vez.

Revisar las técnicas de estimación
Hay varias maneras de estimar cuánto tiempo tomará una tarea:

abril 30, 2015

Notas sobre valor ganado (1 de 6)

A-infinity theory
Hay un tema de la Administración de Proyectos que siempre me ha parecido fascinante: El Análisis de Valor Ganado.


Y conste que estoy lejos de considerarme un experto en el tema. Además de los libros de referencia obligados sobre el asunto, hay personas como Glen B. Alleman o el Dr. Diego Navarro que escriben sobre valor ganado y que claramente son verdaderos expertos.


Sin embargo, en mi desarrollo profesional he tenido la oportunidad de usar la técnica aunque sea a título personal y para mi control del proyecto, experiencia que me motiva a hacer este recuento.

Primero, algunas notas personales. 


abril 24, 2015

Diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto

Crossroads: Success or Failure
Desde el correo de Method123, traigo ahora diez áreas cuya atención ayuda a conseguir el éxito del proyecto.


El artículo señala que hay muchos procesos, tanto de Administración de Proyectos como técnicos que pueden ayudar a que el proyecto exitoso. y Sugiere repasar los siguientes aspectos:

Requisitos. Hay que asegúrarse de que el cliente defina sus necesidades en profundidad. Es necesaro entender exactamente lo que debe ser entregado. Se sugiere crear un documento de entendimiento específico, formal, y conseguir que este entendimiento tenga la aprobación del cliente. Este documento se convertirá en una de las líneas base sobre la cual se medirá el éxito del proyecto.

Alcance. Se sugiere definir cláramente el alcance también; y luego para cada cambio de alcance hay que obtener la aprobación del patrocinador, asegurándose de que el patrocinador entiende cualquier impacto al proyecto (en tiempo, costo, etc).

abril 15, 2015

¿Cómo controlar los riesgos del portafolio de proyectos?

Desde el blog de PMO Planet propongo ahora un artículo con ideas interesantes sobre cómo controlar los riesgos del portafolio de proyectos.

La primera idea que plantea el artículo es simple y directa: El registro de riesgos del portafolio de proyectos NO ES la suma de los registros de riesgos de cada proyecto.

La suma de los riesgos más importantes de cada proyecto no constituye la cartera de riesgos de la organización. Tal vez existan algunos riesgos que surgen de un proyecto y luego afectada a todo el portafolio, pero en general un conjunto de riesgos se relacionan con la entrega de un solo proyecto (entregables y planes, etc.). Los riesgos del portafolio, por orto lado, deben centrarse en el impacto de la capacidad de la Organización para absorber el cambio, y si existe alguna probabilidad de que la Organización no pueda alcanzar sus metas y objetivos estratégicos.

abril 08, 2015

¿Qué información extraer del Enunciado de Alcance para arrancar el proyecto?

Desde la página de la empresa ProjectManager.com traigo este artículo en el que se propone un método para convertir las ideas y jerga legal del Ensuciado de Trabajo del Proyecto (Statement of Work), en información útil para los inicios de un plan de proyecto. Tenga en cuenta los siguientes pasos:


1. Leer el Enunciado de trabajo de principio a fin - La primera cosa que se sugiere hacer es tomar el Enunciado de trabajo y una taza caliente de café (o la bebida de su elección) y leerlo de principio a fin. Y no hay que desanimarse si no se puede comparar a una de las exitosas novelas de moda. De hecho, una Declaración de trabajo es un documento tedioso, aburrido, mecánico, y difícil de seguir. Pero esto es parte del proceso que proporciona la exposición se necesita para comprender el espíritu del proyecto y cuáles son los entregables terminados.

2. Entender las definiciones - Lo siguiente que se sugiere es entender las definiciones que normalmente se incluyen al principio del documento. Esto es, en el glosario de términos que ayuda a entender los detalles del Enunciado de trabajo. Los términos utilizados en el documento típicamente infieren un contexto legal, por lo que la comprensión de las definiciones arrojará luz sobre aquellas áreas que podrían causar malentendidos que surgen entre proveedor y cliente.

marzo 27, 2015

¿Cuál es la mejor forma de hacer estimaciones? (2 de 2)

Old handwritten estimate.png
"Old handwritten estimate" by Gshills - scanned from personal paper files. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikipedia.


Continuando con el tema de estimaciones, desde el blog de PMStudent, propongo este post en el que Josh Nankivel propone una idea para estimar el trabajo requerido por el proyecto. El método propuesto es una combinación del método Delphi y el Planning póker.

Josh señala que Planning Poker es el método que usa normalmente (junto con su equipo de trabajo) para hacer las estimaciones del proyecto, debido a que es excelente para conseguir que todos se pongan de acuerdo.

marzo 20, 2015

Dieciséis preguntas básicas al iniciar un proyecto

Junction 16

¿Por qué es importante este proyecto?

¿Cuál es el problema que está tratando de resolver?

¿Qué se espera lograr con el proyecto? ¿Cuál es el objetivo de alto nivel?

¿Ya han sido documentado los requisitos del proyecto? Si es así, ¿dónde? ¿Por quién?

¿Cuál es la solución que se ha acordado, en su caso? ¿Qué análisis se hizo sobre las soluciones propuestas?

marzo 13, 2015

¿Cuál es la mejor forma de hacer estimaciones? (1 de 2)

Candy corn contest jar.jpg
"Candy corn contest jar" by Apneet Jolly
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Desde mi punto de vista, es probable que el trabajo más complicado al que se enfrenta un Administrador de Proyectos sea hacer estimaciones lo más correctas posible.

Ya sea estimar costos, tiempos, el trabajo a realizar, etc. y por mucho conocimiento que el Administrador de Proyectos tenga en el dominio del problema, lo cierto es que hay factores que uno no puede controlar y que se vuelen justo en las dificultades para hacer una proceso sencillo de estimaciones.

Sin embargo, la realidad es que hay que responder preguntas que implican hacer estimaciones. Y el tema se vuelve polémico entre los que están a favor de no hacer estimaciones y lo que creemos que siempre es mejor hacerlas. De hecho hay un hashtag en twitter: #NoEstimates, de gente que discute este tema.

En su blog, Glen B. Alleman escribe mucho sobre el problema que representa no hacer estimaciones precisas. Glen sugiere que antes de preguntar si es mejor tener o no una estimación, se debe responder la pregunta: ¿Cuál es el valor en riesgo?

febrero 27, 2015

Cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Veamos ahora una propuesta que surge del correo de Method 123. Esta vez, nos recuerda cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Igual de importante que el arranque formal del proyecto, es poder cerrarlo con éxito. El valor de una terminación adecuada del proyecto es el aprovechamiento de la toda la información y la experiencia acumulada a lo largo del proyecto. Y esto es cierto tanto si el proyecto fue un éxito o no.


Es recomendable pensar en las actividades que se deben realizar para cerrar adecuadamente el proyecto, desde el momento que está creando el cronograma. Estas actividades incluyen:


febrero 20, 2015

Administrar proyectos haciendo preguntas. ¿Es posible?

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Desde PMHut  voy a proponer un artículo de Ammar W. Mando en donde explica como es posible adminsitrar proyectos haciendo las preguntas correctas en el momento y a la persona adecuadas.

Dice Ammar que uno de los secretos de un buen Administrador de Proyectos no es su capacidad de dar respuestas, sino la capacidad de hacer las preguntas correctas. Y es que todo en el proyecto es una pregunta. ¿Va a tener éxito? ¿Cuándo va a terminar? ¿Se va a lograr la satisfacción del cliente? Durante la ejecución del proyecto todo lo que importa se debe responder. Hacer las preguntas, entenderlas, discutirlas, tener diferencias en las posibles respuestas y acordar la respuesta final es la esencia de la Administración del proyecto.

Solo que obsesionarse con las respuestas, puede hacer perder la oportunidad de hacer mejor el proyecto. Y es que las respuestas significan estabilidad y es por eso que a veces hay urgencia por obtenerlas y dar la sensación de que no hay incertidumbre. Desafortunadamente, la mayoría de las veces esa sensación de seguridad es falsa, debido a que las respuestas están influidas de ego, miedo, política o simple ignorancia.

febrero 13, 2015

¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

FBI Medal of Valor.jpg
"FBI Medal of Valor" by Ctac - Own work.
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Desde el boletín de TenStep ahora propongo este artículo: ¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

Las PMO que proporcionan el mayor valor son aquellas que alinean su trabajo para acercar a la organización a su estado futuro deseado. El valor agregado de la PMO se centra en dos áreas principales

Aunque la PMO puede realizar muchas de las actividades y procesos diferentes, su propósito principal esta generalmente centrado alrededor de proyectos y su gestión. Esto es, no solo incluye los procesos de Administración de Proyectos, sino mucho más. 

La PMO no solo debe ofrecer sus servicios en forma adecuada, también debe ayudar a maximizar los beneficios y resultados esperados de los proyectos. Es decir, debe dar valor.

Y además, debe comunicar eficazmente el valor que proporciona.

febrero 09, 2015

Cinco elementos esenciales en los reportes de avance

Reporte rendimiento
Desde el correo de ProjectManager.com propongo ahora 5 elementos esenciales para los reportes de avance del proyecto.


1: Identificar los Riesgos Mayores
Cada proyecto tiene riesgos, por lo que se sugiere identificar los tres más importantes e incluirlos en el informe. Para que los interesados conozcan los riesgos, o tomen acciones, o simplemente para que estén conscientes de ellos. ¿Es necesaria una decisión acerca de las opciones o los próximos pasos? Hay que usar el informe para señalar esto.

Y puesto que el estatus de los riesgos cambia con frecuencia, hay que mantener informados a los propietarios de los riesgos para asegurarse de que tiene la última actualización... ¡No hay que reportar la información a destiempo!

febrero 06, 2015

¿Como contribuye el modelo de gobierno al éxito del proyecto?

Bob Tricker - Corporate Governance2
Antes de iniciar con el tema de este post, quiero revisar la definición de Gobernanza que aparece en Wikipedia, especificamente:

Gobernanza corporativa. El conjunto de procesos, costumbres, políticas, leyes e instituciones que afectan a cómo se dirige, administra o controla una empresa (corporación). También incluye las relaciones entre los muchos agentes implicados en ellas (desde la propiedad a la dirección, los controladores externos, acreedores, inversores, clientes, suministradores, empleados y el entorno y la sociedad entera).

Gobernanza proyectiva: Los procesos que necesitan darse para un proyecto exitoso. En concreto, recibe mucha atención el asunto de la gobernanza de la tecnología de la información.

(Para una definición más académica de Gobernanza sugiero revizar este artículo del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM).

La revista Architecture & governance presenta un artículo en el que Jack Bergstrand trata de explicar ¿por que fallan los proyectos de TI?, y ¿cómo podemos evitarlo?.

enero 30, 2015

Seis reglas para elaborar una buena EDT (WBS)

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"WBS" by DoD - DoD. Via Wikipedia.
En el blog de CapTech me he encontrado un artículo de Tim Fite que nos comparte algunas reglas para elaborar una buena EDT.

Como bien reconoce Tim, no se trata de un conocimiento nuevo que vaya a revolucionar el campo de la Administración de Proyectos. Al contrario, se trata de un repaso a cosas que ya se han escrito. (De hecho, apenas unos dias atras una amable lectora platicaba del tema en este post -La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha-).

1. La motivación básica o el Imperativo Existencial

En primer lugar, si no se tiene una EDT, ni siquiera ay que seguir leyendo. Una EDT que no existe no tiene por qué seguir ninguna regla en absoluto.

(En articulos anteriores como este y este hablamos ya de la utilidad de contar con una EDT para el proyecto. Nota del Traductor).

enero 15, 2015

Las únicas 7 cosas que una persona realmente puede controlar en la Vida (y 3 tips para hacerlo)

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Normalmente los últimos días del año viejo y los primeros del año nuevo sirven para hacer planes y organizar ideas. Yo mismo lo hago, porque me ayuda a mantenerme enfocado en los objetivos que persigo en la vida.

Sin embargo, estaba leyendo un artículo de Catherine Goldberg en el blog Greatist en el que la autora nos dice, con una claridad casi dolorosa, que aunque la mayoría de nosotros tenemos muchas cosas que quisiéramos controlar en nuestro día a día -empleos, relaciones, familia, ejercicio, sueño, etc.-, en realidad sólo hay un par de cosas sobre las que realmente tenemos control. Identificarlas y aprender a controlarlas puede ayudar a replantear como vivimos.

Cada quien define lo que es para sí felicidad y éxito, pero en realidad estos conceptos tienen mucho que ver entre sí. Una fuente citada por Catherine que señala que más felicidad da lugar a más éxito. Y Catherine considera que con algunos pequeños cambios en nuestros hábitos y rutinas podemos conseguir grandes cambios en la vida.


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