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noviembre 14, 2012

Los cinco principales documentos del proyecto


Desde el correo de Method123 ahora rescato otra propuesta sobre los 5 documentos mas importantes para el proyecto:

El acta del proyecto

Yay legal documents!El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.
Una vez que el proyecto está en marcha el acta del proyecto también sirve como fuerza estabilizadora. Van a presentarse opiniones e ideas sobre qué aspectos del proyecto se debe conservar y cuales deben ser eliminados. Estas opiniones e ideas de la gerencia y el equipo de trabajo se basan en preferencias personales. El acta del proyecto debe servir como punto de referencia del propósito original del proyecto y para asegurar que el proyecto no sucumba ante la corrupción del alcance.

El cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto es el siguiente documento que se debe tener el para ejecutar con eficacia un proyecto. La misma definición de "proyecto" (un esfuerzo temporal con un principio y un final definidos realizado para cumplir con metas y objetivos únicos) habla de la importancia del cronograma.

El cronograma del proyecto toma el inicio y el final del proyecto, lo divide en fases, y en tareas. A cada tarea se le asigna una duración, recursos, y su dependencia de alguna tarea o actividad anterior. Entonces este documento sirve como base para saber si el proyecto está avanzando y cumpliendo con sus plazos o si se tienen que hacer ajustes.

El reporte de estado.

Una vez que el proyecto se pone en marcha es importante mantener a todos los involucrados informados sobre cómo van las cosas. No hay mejor manera de hacerlo que la elaboración de informes de estado. Este informe debe contener las respuestas a estas cuatro preguntas:

¿Que se ha logrado en el proyecto desde el último informe de situación? 
¿Qué sigue por hacer? 
¿Qué se interpone en el camino del proyecto? 
¿Hay alguna necesidad especial de este proyecto que deba ser discutida?

Elaborar un reporte de estado no tiene por qué ser abrumador y el resultado siempre debe ser fácil de leer. Es recomendable acordar algún tipo de código de estado que pueda proporcionar rápidamente una idea del estado general del proyecto (Verde, Amarillo y Rojo siempre funcionan bien). Si un ejecutivo ve todo esta en verde sabrá que no debe preocuparse. Y si el estatus se desliza hacia el amarillo o rojo, el ejecutivo sabrá que tiene que intervenir.

El registro de riesgos

El trabajo como administrador del proyecto es conseguir que el proyecto se concluya. Sin embargo existen fuerzas poderosas cuyo único propósito es evitar que el proyecto termine. Estas fuerzas se denominan "riesgos". Estos riesgos pueden ir desde un recurso crítico que se enferma, hasta un proveedor clave que se va a la quiebra.

Es necesario vigilar estos riesgos en forma regular y evitar que se conviertan en problemas que puedan causar estragos en el proyecto. No hay mejor lugar para hacerlo que el Registro de Riesgos. Este documento identifica los riesgos potenciales y los clasifica por la probabilidad de ocurrencia y la severidad de impacto en el proyecto si es que ocurren. Además, es necesario que haya una estrategia de mitigación, para cada riesgo.

Nota del traductor: Vale la pena recordar que el PMI considera que existen riesgos "positivos" para los que debe buscarse que ocurran ya que esto representa un potencial beneficio para el proyecto.

El plan de comunicación

El documento final que cada proyecto debe tener es un plan de comunicación. Ocurren tantas cosas alrededor del proyecto que avanza a todo vapor que es difícil recordar que tiene que saber qué persona y cuándo debe saberlo. Un plan de comunicación bien pensado minimiza cualquier malentendido que pudiera ocurrir y ayuda a mantener a todos los interesados en la misma línea.

4 comentarios:

Jaime M. Saenz dijo...

Excelente artículo resumiendo la mínima documentación recomendada en la Gerencia de Proyectos. Compartiendo mi experiencia quisiera recomendar incluir dos documentos adicionales. El primero que documente de alguna manera, compleja o sencilla, los objetivos del proyectos y sus entregables (“Project Scope”), de esta manera el proyecto se desarrolla cumpliendo con las expectativas y requisitos de las partes interesadas (“Stakeholder”). El segundo, el documento de cierre del proyecto (“Closing Report”). Con este documento podemos documentar que todos los entregables fueron completados y los objetivos alcanzados con la aceptación final del cliente y “Sponsor”. Sr. Rivera, gracias por compartir su artículo y brindar la oportunidad de intercambiar opiniones y experiencias.

Iván Rivera, PMP dijo...

Gracias a ti por leer el blog.

Probablemente el Project Scope Statement podría ser parte del Acta del Proyecto (Project Charter).

Por otro lado, me gusta la idea de incluir en la lista un documento que formalice la aceptación de los entregables y eventualmente el cierre del proyecto.

Saludos.

Iván Rivera, PMP dijo...
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
Iván Rivera, PMP dijo...

Desde twiiter Gaby Lazo (@GalaPMP) también nos dice que agregaría las cartas de aceptación de entregables. Gracias.

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