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diciembre 22, 2012

Siete pasos para recuperar un proyecto encaminado al fracaso

Voy a cerrar el año con este artículo en el que J. Frank Carr nos propone en su blog "Visual Basic notebook for .net": 7 pasos para recuperar un proyecto encaminado al fracaso. 

1. Deje de trabajar y tire a la basura el plan de trabajo actual. 

La primera recomendación de Frank es: detengamos el trabajo. Si cuando surgen problemas el trabajo continúa, es probable que se caiga en una espiral mortal. 

Se fuerza al equipo a trabajar horas extra, provocando estrés, o se aplican otras técnicas igual de malas como aumentar el equipo con nuevos consultores o programadores, o empezar a usar una nueva herramienta con la esperanza que ella nos saque del problema. 

Pero Frank hace una afirmación que aunque parece obvia, es difícil de asimilar: Si las cosas ya empezaron a ir mal, seguir el mismo curso solo las va a empeorar. 


noviembre 14, 2012

Los cinco principales documentos del proyecto


Desde el correo de Method123 ahora rescato otra propuesta sobre los 5 documentos mas importantes para el proyecto:

El acta del proyecto

Yay legal documents!El acta del proyecto se puede considerar la luz verde para que el proyecto arranque. Las actividades del proyecto puede comenzar una vez que el acta del proyecto ha sido desarrollada y aprobada. El propósito de este documento es describir las razones y objetivos del proyecto, los elementos que podrían considerarse dentro del alcance o fuera del él, los beneficios esperados del proyecto, y lo más importante: un presupuesto de alto nivel y quién tiene la autoridad para gastar estos recursos.

septiembre 20, 2012

Cómo ahorrar dinero en su preparación para el Examen de Certificación como PMP

Por Cornelius Fichtner, PMP 

Artículo invitado.

Estudiar para obtener la certificación como Project Management Professional (PMP) ® puede ser un esfuerzo costoso, ya que algunos cursos de formación pueden costar varios miles de dólares. Sin embargo, hay maneras de reducir los costos manteniendo el acceso a valiosas y útiles herramientas de estudio. A continuación vamos a discutir las formas en las que se puede reducir el costo de estudiar y así lograr obtener la Certificación PMP ® sin gastar mucho dinero. Hay que leer los siete consejos de ahorro para aprender que reducir el costo de tomar el examen de certificación como PMP ®, no es tan difícil. 


septiembre 11, 2012

Enseñando administración de proyectos mediante juegos. Experiencia 2. EDT

Project Management using games. Experience 2. WBS
English version here.  Photos at the end.

Una segunda experiencia buscó ahora familiarizar a los alumnos con el concepto de EDT. Para ello se diseño una actividad que consistió en desarrollar la estructura detallada de trabajo de un proyecto propuesto por el profesor.

La técnica incluyó trabajo en el escritorio, a fin de entender el alcance del del proyecto e identificar entregables y luego construir la EDT usando etiquetas PostIt.


julio 09, 2012

Lecciones aprendidas de proyectos fallidos

'Lessons Learned. Sure' photo (c) 2008, Mike Licht - license: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/
Marcos Phillipy propone en el blog The Sensible Project Manager un artículo en el que lista algunas lecciones aprendidas  en proyectos fallidos


Marcos organizó un encuesta que en LinkedIn preguntando: "¿Cuál es la lección más importante que has aprendido de un proyecto fallido?".

Marcos empieza señalando en forma atinada que las mejores lecciones de la vida pueden surgir de fracasos que experimentamos a lo largo del camino. Y esto se aplica también en el ámbito de la administración de proyectos. 


En el arranque del proyecto, un administrador menciona que su mayor fracaso fue no contar con una sólida definición del marco de gobierno del proyecto. Esto provocó la falta de involucramiento del negocio, que al final se traduce en contar con los recursos adecuados para llevar el proyecto a buen fin. 



junio 15, 2012

Los 5 principios del éxito de un Proyecto

Glen B. Alleman es un prolífico escritor sobre temas de proyectos, por lo que en varias ocasiones he usado su material como fuente para este blog. En esta ocasión vamos a revisar su propuesta sobre los 5 principios del éxito de un Proyecto.  

Glenn dice que los cinco principios inmutables de éxito del proyecto deben ocurrir para tener cualquier oportunidad real de terminar a tiempo, dentro del presupuesto, y cumpliendo con las especificaciones. 

Estos son los 5 principios propuestos por Glenn:




junio 10, 2012

Artículo Invitado: 7 Lecciones aprendidas sobre la preparación para el examen de PMP

By Cornelius Fichtner, PMP - Making the PMBOK® Guide fun. 

Las lecciones aprendidas son, para los candidatos a aplicar al examen de PMP, una gran forma de aprender como estar preparados. Después de analizar docenas de lecciones, aquí están las 7 mejores recomendaciones para pasar el examen de los estudiantes en el pasado.  

Todo el mundo tiene diferentes maneras de estudiar para presentar el examen de certificación como Project Management Professional (PMP) ®. 

Puede llevar con usted la Guía del PMBOK ®, o usar tarjetas. Puede unirse a su Capítulo local del Project Management Institute (PMI) ® y estudiar en un grupo. 

Sea cual sea su plan de estudio, alguien ha estado allí antes. Aunque cada historia sea ligeramente diferente, hay algunas cosas que hacen una gran diferencia incrementando sus posibilidades de éxito en el examen de PMP. 

Por suerte, los candidatos al examen son suelen compartir sus historias y las lecciones aprendidas. Hemos revisado y analizado una serie de lecciones aprendidas del examen de PMP que se han publicado en nuestro sitio web. Aquí están nuestras 7 lecciones aprendidas. 

mayo 28, 2012

Enseñando Administración de Proyectos a estudiantes universitarios.

'Agile Hong Kong - Lego' photo (c) 2008, Nicholas Wang - license: http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/
English version available from PMChat here

Aclaraciones: La Prof. Dra. rer. nat. Christiane von Wangenheim Gresse, PMP está haciendo un gran trabajo en la enseñanza de conceptos de administración de proyectos mediante juegos y actividades en clase. Muchas de las ideas descritas a continuación se basan en el trabajo de la Dra. Gresse. 

Además, este post se origina en una sesión del #PMChat en la que participé como invitado. 

El #PMChat es una charla semanal de Twitter organizada por Robert Kelly y Rob Prinzo los viernes de 11-12am (EST) a través de hashtag #PMChat. La grabación de la sesión previa a la charla se puede escuchar en el Pre-Game Show

Introducción. 
Recientemente he tenido la oportunidad de enseñar Administración de Proyectos para los estudiantes de semestres intermedios y finales de carreras de TI en el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Ahora quiero compartir las experiencias educativas en este sentido. 


mayo 14, 2012

¿Como pasar del plan a la acción?

El objetivo de esta entrada es comentar sobre un problema al que el Administrador de Proyectos se enfrenta a diario: de todo lo que debe que hacer hoy, ¿por donde debe empezar? 

El primer problema que enfrenté fue decidir el nombre de la entrada: ¿Como pasar del plan a la acción?, ¿Cual va a ser mi primera tarea de la mañana?, ¿Y ahora, que tarea ejecuto? 

El asunto no es trivial y refleja una situación que se complica cuando se debe controlar mas de un proyecto, y cada uno de ellos es igual de importante. 

En mi caso el requerimiento es algún mecanismo que me permita ver todas las actividades pendientes, de todos los proyectos, y poder decidir de entre todo lo que hay pendiente, qué es lo que se debe ejecutar a continuación. Además debe ser una solución en mi escritorio pero que se pueda alimentar desde el teléfono. Una solución que me permita "vaciar la mante", registrar todo lo que tengo que hacer para no depender solo de mi memoria. Por último, un mecanismo sencillo, que me permita en forma rápida determinar en donde estoy. 

Esta es una propuesta con la que he empezado a trabajar y que me ha funcionado a la perfección: una combinación de Kanban, GTD y la tarea mas importante del día. 

abril 30, 2012

¿Quieres saber si tu proyecto está en peligro?

'Peligro' photo (c) 2006, hdaniel - license: http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/

Como bien señala Georgina, estos son indicadores de que el Administrador de Proyectos debe tomar una acción inmediata para mantener el proyecto en marcha. 

Advertencia 1: Alejarse del plan acordado. 


abril 16, 2012

Nueve barreras a la comunicación efectiva en los proyectos

'Barrera antialunizaje' photo (c) 2011, Daniel Lobo - license: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/
Desde su blogMartin Webster nos presenta nueve barreras a la comunicación efectiva en proyectos. 


Martin comienza recordando que la comunicación eficaz es una habilidad esencial para el Administrador del proyecto y crucial para el éxito en la entrega del proyecto. Sin embargo, lograr el entendimiento es difícil en un ambiente de cambio e incertidumbre. Martin considera que la mayoría de los Administradores de proyectos (y los patrocinadores) tienden a ser demasiado optimistas acerca de la exactitud y la eficacia del proceso de comunicación y no toman en cuenta las siguientes barreras a la efectiva comunicación: 


marzo 31, 2012

¿Como usar Valor Ganado para decidir "matar" un proyecto?

'study of a skull' photo (c) 2010, PermaCultured - license: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/
Acabo de encontrar un sitio interesante. Es el sitio de TheBigRedTomatoCompany, en Inglaterra. En su sección de Administración de Proyectos, podemos leer el siguiente artículo: "Cuando se debe matar un proyecto", propuesto por Matthew Needham. 


Mattew inicia preguntando: Cuando se ejecuta un proyecto y este se empieza a atrasar, ¿Cómo decidimos si debemos continuar o se debe detener el proyecto en forma anticipada? Y para responder esta pregunta, Mattew sugiere usar el análisis del valor ganado. 


La propuesta es simple: La inversión en el proyecto debe estar alineada con el valor obtenido por la ejecución del mismo. 


Si el importe del gasto es superior al valor creado en cada uno de los hitos, entonces es probable que el proyecto termine retrasado y costando más que lo programado. 

febrero 29, 2012

Reflexiones sobre la versión preliminar de la quinta edición de la Guía para Administración de Proyectos

Ante la inminente aparición de la 5ª Edición del PMBOK(C), algunas personas que ya han tenido oportunidad de revisar el documento preliminar comienzan a compartir sus comentarios. 

Tal es el caso de Andy Crowe, que el blog de Velocitech nos presenta sus reflexiones al respecto. 

Dice Andy que los grupos de procesos tradicionales de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y el cierre no se han modificado. Este sigue siendo el marco para el flujo de los procesos y actividades. 

Las áreas de conocimiento se han ampliado para incluir la gestión de interesados, y Andy destaca que si bien la gestión de interesados era parte de la gestión de la comunicación, todos sabemos que la gestión de grupos de interés real puede requerir más que comunicación. 

febrero 15, 2012

Artículo invitado: Entendiendo las políticas y estructura de categorías de las PDUs

El sistema de PDU cambió en 2011 y muchos administradores de proyecto todavía no están seguros de las nuevas categorías. Este artículo explica las principales divisiones, categorías y normas para el sistema de PDUs de la certificación como PMP. 

Por Cornelius Fichtner, PMP – Haciendo divertida la Guía del PMBOK ® 

Si usted es Profesional Certificado en Administración de Proyectos (Project Management Professional -PMP) ® certificado, sabe que PDU es un acrónimo de Professional Development Unit (Unidad de Desarrollo Profesional). 

Los PMP necesitamos ganar 60 PDUs cada 3 años para mantener la certificación. 

¿Por qué? La idea detrás de los PDU es simple: el Project Management Institute (PMI) quiere que todos los PMP nos mantengamos aprendiendo continuamente. Al igual que los médicos o los pilotos que tienen que tomar las clases con regularidad y practicar nuevas habilidades a fin de mantener su licencia, el PMI quiere los PMPs certificados aprendan nuevas habilidades de gestión de proyectos, para que siempre se estén superando. 

febrero 01, 2012

¿Realmente necesito un cronograma para mi proyecto?

Gantt Chart
En un par de entradas hemos comentado ya sobre el cronograma (diagrama de Gantt, plan del proyecto). En esta se habló brevemente su utilidad y en esta otra se mencionan algunos pasos sencillo para elaborar este documento. 

Ahora vamos a revisar la explicación en la que Ben Ferris, desde el Blog de Cobalt, nos da su punto de vista de para que necesitamos el cronograma en nuestros proyectos

Como señala Ben, todos los que hemos trabajado en un proyecto sabemos que tiene que haber un cronograma del proyecto. El Administrador del Proyecto requiere de una planificación. Pero a veces los miembros del equipo se preguntan por qué es necesario contar con un cronograma. 

Las razones que Ben señala son las siguientes: 

Organizar el plan de proyecto.

Desde un punto de vista minimalista un proyecto se compone de una o más tareas. Y se puede crear una lista de las tareas que se requieren para completar un proyecto y marcarlas a medida que se van completando. 

enero 25, 2012

Administración de Proyectos eficaz mediante el uso de las normas ISO

Ahora desde blog de Cobalt revizaremos la propuesta de Ronelle Smith que nos sugiere como usar los estándares ISO para conseguir que nuestros procesos de Administración de Proyectos sean mas eficaces. 

Primero Ronelle nos recuerda que las Normas ISO constituyen un sistema de normas universales para la mejora a través de una amplia gama de industrias, incluidas las normas de gestión de calidad y normas de administración de proyectos. 

Estas normas ofrecen una guía de buenas prácticas propuestas por la Organización Internacional de Estándares (ISO por sus siglas en inglés). 

La norma que aplica a los procesos de Administración de Proyectos es la ISO 21500. Esta norma se basa en una serie de otras normas existentes, y es aplicable a organizaciones de todos los tamaños y naturalezas. 

enero 16, 2012

¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto?


Desde la página Project Management Tips Brad Egeland nos ayuda a responder a la siguiente pregunta: ¿Que se debe preguntar al cliente potencial de un nuevo proyecto? 

Brad nos propone cinco preguntas que se deben hacer al cliente potencial en un nuevo proyecto a fin de obtener detalles sobre qué considera que necesita. 

1. ¿Existe presupuesto para esta actividad? 

Brad considera que es importante hacer esta pregunta en primer lugar, para no perder el tiempo defendiendo una posición que no tiene el respaldo de la organización. 

Esta es sin duda una pregunta que debe hacerse lo más pronto posible, durante las primeras reuniones con un cliente potencial. Y no es necesario saber cuánto puede gastar. Pero es necesario saber que si puede invertir en el proyecto. 

2. ¿Existe un plazo dentro del cual el proyecto deba ser completado? 

Si hay algún compromiso de tiempo a nivel gerencial, usted necesita saberlo. Las necesidades específicas y plazos respecto al calendario del cliente del proyecto son cosas que usted necesita saber ya que influyen directamente en todas las otras decisiones que se tomen respecto al proyecto. 

3. ¿Cuál es el mayor problema que enfrentamos que nos ha llevado a estar aquí? 

El cliente siempre tiene una gran necesidad de la que es consciente y que le ha llevado a buscar el desarrollo de un proyecto. 

Además, puede haber más problemas ocultos que se deberán determinar y reconocer. Por esto, Brad sugiere hacer las preguntas correctas para encontrar el problema que el cliente percibe, y luego hacer más preguntas para ver si el problema en realidad es sólo un síntoma del verdadero problema o problemas que necesitan resolverse. 

Si el proyecto resuelve sólo el problema inicial percibido por el cliente, este será feliz a corto plazo. Pero si se localiza y resuelve el verdadero problema, se gana más con el cliente, tanto en confianza como en ingresos. 

4. ¿Qué retroalimentación tiene el cliente de sus usuarios finales? 

Es recomendable verificar que se haya consultado a los usuarios finales de cualquier proceso actual o los usuarios finales del proceso de nuevos potenciales que sean afectados por el proyecto. 

Este es un tema que hemos tratado en forma recurrente en este blog: Hay que tomar en cuenta la opinión de todos los interesados en el proyecto (entre otras entradas, aquí y aquí).

Como sugiere Brad, hay que asegurarse de que el cliente ha discutido la situación con sus usuarios finales. Si no es así, esta actividad se vuelve trabajo del Administrador del Proyecto, por lo que necesita saberlo desde el principio, ya que afectará a su presupuesto y la forma en la que va a tratar a estas personas. 

5. ¿Ha discutido el problema en detalle, con todos los expertos en la materia en su organización? 

Hay que asegurarse de que el proyecto no es solo un pensamiento en la cabeza del cliente patrocinador, sino que toma en consideración a cualquier "experto" interno que pueda arrojar luz sobre el asunto o puede contar con una potencial solución al problema. 

Las respuestas a estas sencillas preguntas proporcionan elementos para dimensionar el proyecto, evaluar sus riesgos y eventualmente tomar la decisión de iniciarlo o no.

Referencias: El número cinco. 2011. Culturally Authentic Pictorial Lexicon. Recuperada de http://capl.washjeff.edu/browseresults.php?langID=14&photoID=2368&size=m  el 29/Dic/2011. 

enero 02, 2012

Harry Potter y las siete características necesarias en el Administrador de Proyectos

Iniciemos el año con la continuación de un análisis que inició aquí. Ahora revisemos a Harry Potter y las siete características necesarias en el Administrador de Proyectos que Linda Richter nos propone en brighthub

1. El Administrador de Proyectos nunca debe pensar que está solo o que es el único capaz de realizar el trabajo. 

Como señala Linda, en las primeras historias a partir del momento en que descubre que él es el niño que vivió, Harry desarrolla la idea de que esta solo en su misión. Y luego conforme crece va aprendiendo a identificar de sus tareas, a confiar en su equipo, e involucrar a todos los interesados. Esto es algo que los buenos administradores de proyectos ya saben. 

2. Si debe pedir ayuda, asegúrese de haber identificado el proyecto primero. 

Linda apunta al hecho de que tristemente Harry no es capaz de identificar cuál es su proyecto: en los primeros cuatro libros, se dedica a descubrir quién es en realidad, y solo hasta que está a punto de morir Dumbledore identifica el proyecto y se lo explica a Harry. 

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