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julio 22, 2011

Artículo invitado: Tres formas de fracasar en la auditoria previa al examen de PMP

Por Cornelius Fichtner, PMP – www.pm-podcast.com

La credencial Project Management Professional(PMP) ® del Project Management Institute ® (PMI) es una certificación sobre conocimientos de temas de gestión de proyectos, habilidades y experiencia reconocida a nivel mundial, por lo que no es de extrañar que el PMI ponga atención en asegurar la calidad de su proceso de certificación, desde la solicitud hasta la post certificación.

Cuando se hace la aplicación para obtener la Certificación como PMP, se va a presentar evidencia de la educación recibida y una cuantificación de la experiencia en administración de proyectos y las horas de capacitación en estos temas. Solo si se es aceptado, se puede presentar el examen PMP. Cuando se aprueba, uno es agregado a la lista de administradores de proyectos profesionales certificados por el PMI con todos los privilegios que esto representa.

Esto es con la idea de que todos los profesionales certificados por el PMI estén seguros de que su credencial, tan dura de obtener, mantendrá su valor e integridad año tras año. El PMI toma esta responsabilidad muy en serio, y una de las formas que tiene para asegurar la integridad de la certificación es aplicando auditorías aleatorias tanto a los solicitantes como a PMPs certificados.

Su solicitud y eventualmente la credencial ya obtenida pueden ser auditados en cualquier momento. , y a pesar de que hay muchos rumores acerca de los criterios de selección de auditorías del PMI, la verdad es que el proceso de selección es completamente al azar.

Así que no se recomienda tratar de encajar en el perfil (realmente inexistente) de alguien que va a ser auditado, es mejor asegurarse de que desde el principio la información proporcionada y las acciones emprendidas puedan aprobar una eventual auditoría. El autor nos sugiere una manera positiva y proactiva para abordar la aplicación como PMP. :

Sus posibilidades de ser objeto de auditoria:

Durante el proceso de aplicación de las probabilidades de ser auditado son de aproximadamente 50/50 y caen bruscamente después de obtener la certificación. Dado que el proceso de selección de auditoria para interesados en aplicar el examen de PMP es completamente aleatorio, no se debe perder tiempo escuchando y preocupándose  por los rumores de perfiles o características disparadoras. Es mejor utilizar la energía para estudiar adecuadamente para el examen tomándose el tiempo para hacer la aplicación a prueba de auditorías.

Ser veraz significa que usted no tendrá que recordar detalles:

El PMI toma muy en serio su código de ética, por lo que los aspirantes deben hacerlo también, así que mientras más tiempo le tome asegurarse de que su solicitud refleja con exactitud su experiencia, mejor podrá soportar una auditoria.

Documentar, comunicar, alinear:

Tómese tiempo para documentar de forma clara su experiencia. Asegúrese de saber dónde guardó su título, los certificados de capacitación, fechas, documentación, nombres, direcciones y números de teléfono de sus proyectos. Mejor aún, cree una nueva carpeta de proyecto con toda la información de respaldo que apoye su solicitud.

Cuando se envía la declaración de experiencia en Administración de Proyectos, el PMI pedirá proporcionar nombres de contactos para cada proyecto. Asegúrese de confirmar la dirección de correo electrónico y teléfonos actuales. Estas personas de contacto podrían ser sus gerentes, compañeros de trabajo, proveedores, clientes y otras personas involucradas en los proyectos declarados. Hágales saber que usted está aplicando para tomar el examen de PMP. Recuérdeles los proyectos, comparta con ellos lo que va a enviar y pregúnteles si están de acuerdo con lo que se ha escrito. Corrija cuando se lo soliciten.

Las tres formas de fracasar una auditoria del examen de PMP:

De acuerdo con el área de Atención al Cliente del PMI, hay tres formas en que puede fallar una auditoria: Ausencia de culpa, incumplimiento y fraude. En primer lugar vamos a ver lo que escribe PMI para cada una de ellas, y veamos la interpretación y recomendaciones que propone Cornelius.

1.) Ausencia de culpa
"No se puede verificar la educación o la experiencia, sin haber fallado - No hay periodo de suspensión y no puede volver a aplicar hasta que el candidato pueda proporcionar y documentar las horas de experiencia."

Usted debe ser capaz de evitar esto asegurándose de tener todos sus documentos antes de presentar su solicitud de examen de PMP. Sin embargo, si por alguna razón ajena a usted su educación o experiencia no se puede confirmar, el PMI declarará la auditoria como fallada. Usted podrá volver a aplicar tan pronto como pueda documentar las horas de experiencia o la confirmación de su grado.

2.) Incumplimiento
"El candidato decidió no presentar la auditoria - Aplica un período de suspensión de un año"

Usted puede optar por no dar respuesta a la auditoria. Esto es similar a declararse "no contendiente", y lo dejará sujeto a un período de suspensión de un año antes de poder aplicar de nuevo para el examen de PMP.

3.) Fraude.
"Proporcionar información falsa - suspendido permanentemente de aplicar para los exámenes de PMI".

Esto debería ser obvio... ¡No se debe mentir! ¡No vale la pena! Cuando se proporciona información falsa en la solicitud y por ello se falla la auditoria, se pierde permanentemente la oportunidad de aplicar cualquier examen del PMI. Y realmente quiere decir para siempre.

Si usted está preocupado acerca de no tener suficientes horas de contacto, considere la posibilidad de retrasar su aplicación hasta que las consiga. Si usted está buscando proyectos para llenar esas horas, hay un montón de oportunidades de voluntariado a través de la gestión de proyectos de servicio comunitario y otras organizaciones sin fines de lucro.

Si usted necesita una certificación de un plazo determinado y no tiene mucha experiencia, considere aplicar como Asociado Certificado en Gestión de Proyectos (CAPM)® mientras acumula las horas que necesita para la certificación como PMP. Una certificación CAPM requiere sólo el certificado de bachillerato (o equivalente) y 23 horas de educación en gestión de proyectos o 1,500 horas de experiencia.

A pesar de que el PMI puede optar por cambiar el proceso de auditoría en cualquier momento, si es auditado, se le pedirá proporcionar copias de sus diplomas, o sus equivalentes, las firmas de las personas que puedan verificar su experiencia (como gerentes y supervisores), copias de certificados y / o cartas de las instituciones de formación para cada curso de educación que esté declarando.

El proceso de auditoria previo al examen de PMP es un contratiempo, pero no una barrera en el camino de obtener la certificación. Ponga cuidado en la preparación previa y podrá sobrellevarlo con éxito.







Como nota final puedo decir que yo mismo pasé por un proceso de auditoría cuando aplique para el examen de certificación a finales de 2005.


Y como anécdota puedo decir que la parte mas larga del proceso fue el tiempo que tardé en reunir los documentos y luego el tiempo que estos tardaron en llegar al PMI.

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