¿Como se debe enfrentar un proyecto cuando es imposible definir el alcance total del mismo?

Planificación Gradual

El administrador es asignado a un proyecto recién autorizado y debe iniciar a la brevedad, a pesar de que el alcance total del mismo aun no ha sido definido.

Esta situación es más o menos común dependiendo de la madurez de la organización y de su apego a las mejores prácticas de administración de proyectos y ocurre que aunque están claros los siguientes pasos (la primera fase del proyecto, el primer entregable), no se puede planear mucho más adelante. Para estos casos puede resultar útil una mejor práctica denominada Rolling Wave Project Planning (RWPP).

Gregory D. Githens, PMP define el RWPP como un mecanismo iterativo para desarrollar un proyecto que es aplicable a proyectos en los que se desarrollan nuevos productos y proyectos de TI. Rupen Sharma, PMP recalca el aspecto de la planeación iterativa similar a lo que se hace en metodologías Agiles como SCRUM.

La técnica de Rolling Wave Planning se recomienda cuando no se tiene la claridad necesaria para planear en detalle todo el proyecto. Esta falta de claridad en el alcance se puede deber a requerimientos nuevos, cuando no se pueden obtener respuestas claras de parte de los interesados.

La idea es realmente simple: Se planea hasta donde se tiene visibilidad, se implementa y luego se vuelve a planear.

• Para esto se debe partir de una WBS que considere todas las etapas y objetivos del proyecto.
• Se deberá entonces detallar el WBS y las actividades de la primera fase.
• Conforme avanza el proyecto se adquiere conocimiento.
• Al concluir la fase este conocimiento se usará para detallar el WBS y las actividades solo de la fase siguiente, en un ciclo que se mantiene hasta concluir el proyecto.

Esto es, se debe planear con frecuencia, pero solo el trabajo de la siguiente fase.

Este mecanismo permite al equipo tener certeza sobre cómo se debe desarrollar el proyecto atendiendo también al requerimiento de los interesados de iniciar la ejecución del proyecto e ir completando el alcance del proyecto sobre la marcha.

Solo se debe tener muy presente que cada una de las etapas del proyecto (y sus fechas de inicio y fin) deben estar claramente establecidas y reconocidas por todos los involucrados en el proyecto.

A continuación enlisto las referencias mencionadas así como otros materiales de interés sobre el tema.

Gregory D. Githens, PMP. "Rolling Wave Project Planning"

Rupen Sharma, PMP. "Basics of Rolling Wave Planning"

Johanna Rothman. "Starting With Rolling Wave Planning"

Johanna Rothman. "Rolling Wave Planning"

Glen B. Alleman. "Rolling Wave Planning"

John Goodpasture, PMP. "Rolling Wave Planning"

John Reiling, PMP. "Rolling Wave Planning and Progressive Elaboration"

Jose Moro. "Rolling Wave Planning o planificacion gradual"

Nota final: La presente entrada se publica en forma simultánea en este blog y en greatcomments.com