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febrero 28, 2007

El problema de quedarse sin herramienta de trabajo

Recientemente sufrí la descompostura de mi Laptop, un equipo HP Pavillion 2025, muy bueno (si me permiten decirlo) para realizar mi trabajo.

Quién ha pasado por la descompostura o pérdida de su herramienta de trabajo (cualquiera que esta sea, desde un martillo hasta un avión), comprenderá el sentimiento de indefensión que lo invade a uno en el momento inmediato a la descompostura.

Sin embargo, no tenía tiempo para lamentaciones así que me repuse, preparé un plan de contingencia y organicé la vida sin mi lap. Incluso inicié este blog.

En primer lugar, mande el equipo a servicio. Afortunadamente contaba aún con garantía.

Definitivamente el servicio en HP es bueno. No es muy rápido, pero es muy eficiente y muy dedicado. En mi primera llamada me asignaron un numero de orden de reparación y me dieron algunas instrucciones. Un par de días después llego el mensajero a recoger la lap.

Durante ese tiempo me dí a la tarea de analizar las opciones (segundo paso del plan de contingencia).

La primera, me pareció, era comprar otro equipo. Sin embargo no es la solución más económica y por cierto tampoco es la mas práctica. En algún momento mi lap va a regresar del servicio y yo voy a tener dos computadoras; tentador, pero no tiene sentido.

Y es que si uno tiene la precaución de tener respaldada su información, en estos días Internet esta pletórico de opciones, desde aplicaciones portátiles hasta aplicaciones online. Para esta entrega me voy a concentrar en las aplicaciones portátiles.

Permitan me hacer un breve paréntesis para comentar el tipo de uso que le doy a mi laptop cuando administro proyectos.

Primero, manejo mi contactos y mi correo: tengo comunicación estrecha con clientes, proveedores, el equipo de trabajo. Mucha comunicación.

Creo mapas mentales (tema por sí solo para otra entrega). Mapas mentales durante las reuniones de trabajo, durante las juntas de avance, en los momentos de descanso. Con ellos, capturo las ideas que surgen y que debo organizar mas adelante.

Creo, almaceno, imprimo la documentación del proyecto (contratos, minutas, actas de entrega, etc), hojas de cálculo (reportes de horas, listas de precios, etc), archivos de project.

Conservo un respaldo de los entregables del proyecto (susceptibles de ser respaldados) o de la documentación testigo (cuando el entregable en sí no es electrónico).

En los proyectos que involucran desarrollos de sistemas, tengo un ambiente de desarrollo completo para hacer pruebas.

Por último, mantengo toda la información sincronizada con mi PDA.

Eso les da una idea del tipo de aplicaciones que requiero: Una suite de Office, un administrador de proyectos, una herramienta para hacer mapas mentales, algún mecanismo de acceso a internet y de acceso al correo electrónico y otro para almacenar información.

Pero continuemos. Enseguida decidí que iba a usar aplicaciones portátiles, sobre todo por que aplicaciones en línea hay muchas y no tenía tiempo para estudiarlas todas. Así, el tercer paso del plan fue buscar aplicaciones portátiles, y prácticamente todo lo encontré.

En este link definen a las aplicaciones portátiles como "un programa de computadora que se puede almacenar en un dispositivo portátil para usarlo en cualquier computadora con Windows. Permiten que cuando el drive USB, flash drive, iPod o dispositivo portátil esta conectado se pueda acceder al software y datos personales como si estuviera en su propia PC, y cuando se desconecta el dispositivo, nada de su información personal se deja atrás".

Justo lo que necesitaba. Ahora debía decidir que programas usar.

Por un lado, la suite de oficina openoffice que puede crear y manipular los formatos comunes de documentos y hojas de calculo.

Los archivos de project no se pueden manipular directamente a menos que uno haya tenido la precaución del almacenarlos en formato XML. En ese caso se puede usar ganttptoject para visualizarlos y modificarlos.

Si no se hizo este paso previo se pueden usar jxProject o phpProject para llevar el avance del proyecto. El primero requiere el runtime de java (portable) y el segundo una instalación de apache y mysql, también existentes en versión portátil.

Para hacer mapas mentales se puede usar freemind con la mencionada versión del runtime de java.

Para acceder al Correo electrónico y a Internet se usa Firefox portátil.

Y para almacenar entregables, la única opción es tener un dispositivo USB específico para eso y empacar todo con 7zip.

Por último, mantengo mi palm sincronizada con las aplicaciones de escritorio. Esta es la tarea más difícil de sustituir por que no hay un servicio en línea que me permita sincronizar toda mi información de un solo golpe. Existen herramientas para sincronizar la libreta de direcciones con servicios en línea como yahoo o google, pero nada que se pueda traer en el bolsillo, así que no intenté nada mas en este rubro y solo procuré respaldar la información de mi palm a un SDCard en forma diaria.

De todos los programas mencionados, solo jxProject no es opensource pero se puede descargar una versión gratuita.

Y "voilá". Como afortunadamente tenía un respaldo actualizado de mi información, realmente no puedo decir que sufrí o que dejé de realizar mi trabajo. Bastaba con conseguir cada día una PC o una lap que estuviera desocupada (de algún compañero de trabajo, en un café internet), conectar mi USB y a trabajar.

Ciertamente se siente uno un poco "vagabundo" por que no tiene uno un equipo propio. Es claro que para un consultor su lap es su castillo y al usar equipos públicos uno tiende a sentirse desprotegido.

Pero la vida continúa, los proyectos siguen y ahora cuento con con un conjunto de herramientas muy útiles, que caben en mi bolsillo, que no me costaron mas que el tiempo que tardé en descargarlas, configurarlas e instalarlas

¡Bien!, parece que ahora quedarse sin laptop ya no es un problema tan crítico como era hace unos años.

Por favor, que nadie me malinterprete. No se trata de sustituir la laptop. Tampoco estoy haciendo una apología del software libre ni un vituperio a Microsoft. No estoy promoviendo a nadie, solo traté de encontrar una solución (rápida) a un problema específico, que ocurre una sola vez, con restricciones muy claras (¿no les suena conocido?).

Y por cierto, mi lap regresó hoy, funcionando, con mi información intacta.

Como nota final, la información sobre el software mencionado se puede consultar aquí:
-ganttptroject
-jxProject
-phpProjekt
-freemind
-portableApps
-Pagina wikipedia sobre estas aplicaciones

febrero 26, 2007

Valor que aporta el PMP a las organizaciones (Comunicación)

Continuando con el tema, me encontré en el blog de el Instituto Argentino de Administración de Proyectos (www.iaap.com.ar) una interesante entrega: El Generador de Frases Que No Fallan.

Explican:

El Generador de Frases que no Fallan es un intento que hicimos en el IAAP para ponerle algo de humor a la Administración de Proyectos, y este intento nos salió mal…

El generador es una sátira al lenguaje que usan los consultores para describir lo que hacen, para describir nuevos negocios, nuevos proyectos. Genera frases usando verbos y adjetivos que están de moda en el ambiente “corporate”, los medios, en las revistas especializadas, en los sitios web. La gente se lo empezó a tomar en serio.

Mira la página del Generador, a ver cómo la interpretas.


Esta es la liga al generador. La idea es graciosa y muy bien lograda.

Sin embargo, no deja de ser un tema serio. Todos nos hemos visto involucrados en un problema de comunicación de ese estilo. Ya sea como clientes o como proveedores de un servicio de TI, invariablemente hemos pasado por un momento en el que sentimos que el lenguaje esta lleno de palabras floridas, altamente técnicas pero que al final no dejan un mensaje claro.

Como mencionaba, una de las principales funciones del Administrador del Proyecto es Comunicar, así que considero una buena practica el diversificar el lenguaje, adaptándolo al tipo de audiencia: Se puede ser muy técnico con el equipo de trabajo, bastante menos técnico con los clientes y usar un lenguaje llano con los nuevos prospectos.

Y lo mas importante es obtener retroalimentación. Asegurarnos de que realmente todo el mundo ha entendido el mensaje que se le pretende entregar.

febrero 20, 2007

Valor que aporta el PMP a las organizaciones

Recientemente (y para mi sorpresa) he escuchado en forma recurrente la pregunta de ¿que valor le aporta a mi organización el contar con los servicios de un PMP?

Me parece que en México y en el área de Tecnologías de la Información, el coordinar el desarrollo de proyectos a través de un PMP inició como una moda que se está convirtiendo gradualmente en una práctica común.

Pero me parece también que en muchas empresas las personas que están en las líneas de decisión no tienen realmente claro que beneficios obtienen al desarrollar sus proyectos haciendo uso de una metodología reconocida y de la experiencia de una persona (o un equipo de personas) que han demostrado a través de un proceso riguroso que cuentan con los conocimientos necesarios para llevar los proyectos a buen fin.


Así que he respondido esta pregunta de diferentes maneras dependiendo del interlocutor, basado en mi experiencia. A continuación listo algunas de las ideas que he usado.

El PMP:

+ Dirige el proyecto (de la misma forma que un director lo hace con su orquesta).

+ Ayuda a que todo el equipo entienda cual es el alcance del proyecto y se mantenga enfocado en él.

+ Comunica. A todo el equipo. Todo el tiempo. Ni mas ni menos que lo que cada miembro del equipo deba conocer.

+ Planifica y controla riesgos, calidad, costos. (Es increíble darse cuenta del numero de empresas que no hacen una planificación completa de sus proyectos).

+ Apoya en el control de los proveedores.

+ Ayuda a vigilar que se mantengan los estándares de calidad.


Creo que estas son suficientes para conformar una respuesta coherente. Se me ocurren algunas otras, pero no me gustaría incurrir en alguna violación al código de conducta si las hago públicas (¡esa es otra!: nos regimos por un código de conducta).

Es claro que en México se esta instaurando una "Cultura de Proyectos" en las áreas de TI. Esperemos que este proceso continúe, y que de un modo u otro los conceptos de Administración de Proyectos permeen en los equipos de trabajo.


Esto nos va a facilitar la vida a todos.

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